Para ser um bom porta-voz é imprescindível compreender os anseios e necessidades da imprensa e dos jornalistas. Fazer um media training, treinamento de imprensa que prepara porta-vozes para dar entrevistas e faz simulações deste tipo de conversa, pode ser essencial para começar a falar com jornalistas e se tornar um representante da empresa perante a imprensa.
Assim, seguem algumas dicas importantes para os potenciais porta-vozes:
Entenda a diferença entre assessoria de imprensa e publicidade
Para não cometer a gafe de achar que jornalistas recebem dinheiro para publicar uma matéria, é importante saber que assessoria de imprensa e publicidade não são as mesmas coisas. Durante o Media Training do Foco na Mídia você irá descobrir as diferenças.
Tenha na ponta da língua as key messages de sua empresa
Você ainda não sabe o que é key messages? Suas media trainers vão te explicar mais detalhes, fique tranquilo! De qualquer forma, você precisa saber muito bem Missão, Visão e Valores de sua empresa. Além disso, pensar no assunto que está sendo tema da entrevista e como você pode “imprimir” as principais mensagens do seu produto ou serviço dentro de uma resposta. Assim, você vai estar alinhado com o plano estratégico da empresa e sempre saberá o que dizer.
Converse com sua assessoria antes de uma entrevista
Ninguém melhor que a sua assessoria de imprensa para saber o que o jornalista espera de uma entrevista, quais os melhores caminhos para responder perguntas difíceis e também se vale a pena ou não atender a uma solicitação de imprensa. Então, converse com eles antes e, se possível, faça uma simulação da entrevista, seguindo o aprendizado que você adquiriu no Media Training.
Entenda para qual público o veículo é direcionado
Se o veículo para o qual você vai dar uma entrevista é direcionado para crianças, não pense em falar em termos super técnicos ou científicos. O mesmo vale para a situação inversa. Se você vai atender a um veículo específico do seu setor e sua fala é rasa, provavelmente, a entrevista não vai render uma boa matéria. Ou seja, adeque a sua linguagem ao público para o qual o veículo é direcionado.
Esqueça termos técnicos e palavras rebuscadas
Palavras rebuscadas e termos técnicos não são aconselháveis na hora da entrevista. Atendendo um jornalista você deve ter uma linguagem clara e objetiva. Tenha em mente que uma entrevista é como uma conversa. Se for impossível formular uma frase sem evitar um termo técnico, explique o que ele significa. No jornalismo também temos os termos técnicos e não usamos com porta-vozes. Por exemplo: barriga, cabeça, nariz-de-cera, foca, lide, linha fina, retranca, calhau… então, evite os termos técnicos da sua área com os jornalistas.
Sempre atenda os jornalistas
Mesmo que seja para uma negativa, sempre atenda os jornalistas. Não precisa ser necessariamente o próprio porta-voz. Se você preferir, reveze essa função com sua assessoria de imprensa, mas sempre, em todas as hipóteses, responda a todas as solicitações de imprensa. De modo algum o jornalista deve ser deixado de lado sem receber qualquer tipo de posicionamento. Se o pedido de entrevista for relacionado com algo negativo da empresa ou não for estratégico atender ao jornalista, não tem problema! É só pedir para a assessoria de imprensa enviar um comunicado dizendo que não será possível atender à solicitação.
Informe-se sobre o assunto da entrevista
Antes de conceder uma entrevista, informe-se sobre o tema. Levante dados com seus assistentes ou outros departamentos de sua empresa e vá preparado para responder de forma clara sobre o assunto. Se você não domina o tema, é melhor ter outra opção de porta-voz treinado para atender casos específicos.
Nunca dê entrevistas em Off
Caso não saiba, entrevista em Off (ou Off the record) é uma entrevista em que o gravador deve estar desligado ou em que o jornalista, por um acordo verbal com o porta-voz, não deve publicar a informação ou quem a concedeu. Contudo, isso fica apenas no verbal e ele pode sim publicar e dizer quem deu a declaração. Evite este tipo de entrevista ou esse modo de divulgar uma informação. Isso pode trazer transtornos e até mesmo processos para você e sua empresa.
Trate os jornalistas, fotógrafos e cinegrafistas da mesma forma
Cinegrafistas e fotógrafos são profissionais tão importantes quanto quem te faz uma entrevista. Pense neles como os responsáveis pela sua imagem perante o público. Então, se você tratar um deles mal ou mesmo não dar a atenção devida, eles podem não ter cuidados com a sua imagem e talvez publicar uma foto sua fazendo careta ou, ainda, dar um close no momento em que você coça o nariz.
Seja rápido, coeso e claro
Não fique de rodeios para responder uma pergunta. Vá direto ao ponto e responda todas as perguntas feitas. Não é fácil explicar determinados assuntos, mas tente esclarecer da forma mais didática e coesa possível. O tempo médio de uma entrevista para rádio é um pouco mais longo que dois minutos, mas para televisão o tempo é abaixo dos 40 segundos. Então corra, seja claro e sempre se prepare para cada caso. Para que suas respostas sejam adequadas, com conteúdo apropriado, formato correto e tempo ideal, invista em um Media Training. O treinamento é rápido e faz toda a diferença para fornecer ao porta-voz todas as ferramentas necessárias para que ele forneça a melhor entrevista para qualquer tipo de veículo de comunicação.
(Texto adaptado de Rogério Artoni)